De dos jornadas semanales a veinte minutos al día

Este es el caso que nos hizo construir el producto, contado sin adornos. Un equipo comercial dedicaba dos jornadas a la semana a rastrear licitaciones a mano. Hoy hace lo mismo en veinte minutos al día. La diferencia no fue trabajar más rápido; fue dejar de hacer el trabajo que no aportaba nada.

Lo contamos sin adornos ni cifras infladas. Un equipo comercial dedicaba dos jornadas completas a la semana a rastrear licitaciones a mano, portal por portal. Hoy hace ese mismo trabajo en veinte minutos al día. La diferencia, y esto es lo importante, no fue aprender a trabajar más rápido; fue dejar de hacer el trabajo que no aportaba absolutamente nada. Antes, la semana empezaba siempre igual: alguien abría el PLACSP, aplicaba los mismos filtros de memoria, copiaba a una hoja de cálculo las que parecían interesantes, las repartía por correo y esperaba a que cada comercial las leyera cuando pudiera. Entre rastreo, reparto y primera lectura se iban las dos jornadas. Y la tasa de esto de verdad merece la pena rondaba un pobre ocho por ciento. Ocho de cada cien. El resto era tiempo de personas caras leyendo cosas que no iban a ninguna parte.

Dónde estaba el tiempo perdido

Cuando por fin lo desglosaron con papel y lápiz, se llevaron un disgusto: casi nada de esas dos jornadas era trabajo de valor. Era trasiego puro, movimiento sin avance, el tipo de tarea que agota sin dejar nada detrás. El equipo no era lento; era el sistema el que les obligaba a serlo. Cada mañana repetían a mano un trabajo que una máquina hace en segundos, y encima lo hacían peor, porque el cansancio se acumula y la atención no.

• Repetir cada día la misma búsqueda exacta, a mano, en el mismo portal de siempre.
• Copiar y pegar datos a una hoja de cálculo que se quedaba desactualizada ella sola en dos días.
• Leer enteros pliegos larguísimos que se acababan descartando en el primer párrafo.
• Perder oportunidades buenas publicadas en plataformas autonómicas que sencillamente nadie miraba.

En qué se convirtió

El cambio no consistió en añadir un botón mágico que lo resolviera todo, porque ese botón no existe. Consistió en quitar pasos, uno a uno. Las búsquedas quedaron guardadas y corriendo solas sobre las tres fuentes a la vez. Cada mañana llegaba un listado ya ordenado por encaje, así que la lectura empezaba por lo que más importaba y no por orden de publicación. Los descartes obvios se hacían de un vistazo, con el porqué a la vista para poder justificarlo. Y lo que quedaba, que era poco, se leía con el análisis IA delante en lugar de desde cero y a pelo.

No trabajamos más rápido. Dejamos de hacer el trabajo que no servía para nada.

Los veinte minutos de la mañana son ahora decisión pura y dura: mirar las candidatas de arriba del listado, confirmar dos o tres que encajan, descartar el resto con criterio. La lectura profunda y la preparación de las ofertas siguen llevando su tiempo, faltaría más, que ahí no hay atajos; pero ese tiempo se dedica solo a las ofertas que de verdad se van a presentar. El esfuerzo se movió del rastreo estéril a lo que gana contratos, que es escribir buenas propuestas.

El dato que más les sorprendió no fue el del tiempo, sino el de la calidad. Al dejar de leer en balde, la proporción de oportunidades que acababan en una oferta real subió, porque llegaban a la mesa de decisión ya filtradas y con contexto. Menos volumen ciego, más criterio, y una conversación semanal que por fin se centraba en lo importante en lugar de en repartir enlaces.

Y toca la nota honesta de cierre, la que nos gusta dejar por escrito. Esto no ganó más licitaciones por arte de magia el primer mes, ni el segundo; lo que ganó fue tiempo y foco. Los contratos se siguen ganando con buenas ofertas, y esas las siguen escribiendo personas que conocen el oficio. Lo que cambió de raíz es que ahora esas personas dedican sus horas a escribir y a pensar, no a buscar y a copiar. Y con más oportunidades relevantes bien filtradas encima de la mesa cada semana, la probabilidad, con el tiempo, acaba jugando a tu favor. No es magia, es aritmética: más tiros buenos a puerta, con el mismo esfuerzo de preparación, terminan en más goles.